Manajemen Cetak Surat (Layanan Cetak Surat)

Administrator 30 April 2014 11:09:50 WIB

Panduan SID 3.04 - Manajemen Cetak Surat

Salah satu fungsi aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) adalah untuk mengoptimalkan pelayanan administrasi publik berbasis data. Pelayanan administrasi publik yang bisa dilakukan dengan aplikasi SID meliputi pelayanan olah data dan pelayanan olah dokumen/surat. Pelayanan olah data dapat dilakukan dengan memanfaatkan fungsi-fungsi statistik yang dapat dimanfaatkan untuk laporan dan rujukan pengambilan keputusan. Pelayanan olah dokumen bisa dilakukan dari data yang telah diolah dan/atau dari pengelolaan administrasi surat-menyurat.

.

Aplikasi SID menghimpun seluruh data penduduk desa, sehingga bisa digunakan untuk data dasar pembuatan surat administrasi kependudukan. Pelayanan administrasi persuratan itu dapat dikelola oleh pemerintah desa di kantor pemerintah desa masing-masing. Tata cara pemanfaatan module cetak surat aplikasi SID dalam alur pelayanan publik di kantor desa secara garis besar dapat dilakukan dengan urutan sebagai berikut :

  1. Penduduk pemohon surat datang dengan membawa kartu identitas diri (KTP atau Kartu Keluarga/KK) dan diterima oleh staf pemerintah desa yang bertugas dalam pelayanan.
  2. Pastikan keberadaan dan status penduduk tersebut dalam database SID di Module “Penduduk”. Gunakan fasilitas “Cari” dengan mengisikan nama atau NIK penduduk tersebut. Jika ada perubahan status, perbarui saat itu juga berdasarkan laporan penduduk yang bersangkutan. Jika penduduk tersebut belum terdaftar dalam database, masukkan data penduduk yang bersangkutan ke dalam SID merujuk pada dokumen kependudukan yang dimilikinya (wajib disertai dengan dokumen pendukung lainnya bagi penduduk pendatang/tinggal sementara). Jika data penduduk tersebut sudah tersimpan dalam SID, pembuatan surat dapat dilakukan.
  3. Klik module “Cetak Surat” untuk memulai pembuatan surat.
  4. Klik salah satu jenis surat yang akan dibuat, sesuaikan dengan jenis urusan yang diajukan oleh penduduk pemohon surat. Jika jenis surat yang dimohonkan tidak tersedia dalam daftar surat di SID, gunakan jenis surat terakhir yang berjudul “Ubah Sesuaikan”.
  5. Isikan NIK / Nama, nomor surat, keterangan, dan hal lainnya sesuai kolom isian pada jenis surat yang dibuat.
  6. Pilih nama dan jabatan kepala desa atau perangkat desa yang berwenang melakukan pengesahan atas nama kepala desa.
  7. Setelah semua kolom terisi dengan benar, surat bisa langsung dicetak dengan klik tombol “Cetak” di bagian kanan bawah, atau bisa diedit lebih lanjut ke versi doc. dengan klik “Export Doc” di bagian kanan bawah.
  8. Surat dapat dicetak dua eksemplar, 1 eks. untuk penduduk pemohon surat dan 1 eks. untuk arsip pemerintah desa.
  9. Setiap jenis surat yang tercetak akan tersimpan data lognya di Menu “Surat Keluar”

 

Demikian panduan pembuatan surat dengan menggunakan aplikasi SID.

 

Jika format surat yang diperlukan tidak tersedia di aplikasi SID, pengguna bisa melakukan proses penyuntingan/edit surat melalui sistem. Penyuntingan ini bisa dilakukan pada jenis surat yang memiliki fungsi “Export Doc”, yakni pada “Surat Keterangan” dan “Surat Pengantar”. Jenis surat yang lain belum bisa disunting secara fleksibel dengan cara ini.

  1. Buka “Windows Explorer” pada komputer server SID
  2. Pilih direktori lokasi aplikasi SID terinstall, misal pada Direktori C:/
  3. Masuk ke Direktori C:/
  4. Masuk ke Folder “XAMPP”
  5. Masuk ke Folder “htdocs”
  6. Masuk ke Folder “Assets”
  7. Masuk ke Folder “Cetak”
  8. Dalam folder terdapat file dokumen dalam format .rft yang merupakan template dokumen surat dalam SID.
  9. Penyuntingan dapat dilakukan dengan membuka file dokumen tersebut. Penggantian logo, penyuntingan kalimat, dan penggantian font dalam dilakukan dalam file tersebut. Klik “save” jika penyuntingan telah selesai.
  10. Template untuk jenis “Surat Keterangan” dan “Surat Pengantar” akan berubah sesuai hasil penyuntingan.
    .

Jenis surat yang lain dapat disunting redaksional dan susunan format suratnya melalui sistem, dengan langkah sebagai berikut:

  1. Buka “Windows Explorer” pada komputer server SID
  2. Pilih direktori lokasi aplikasi SID terinstall, misal pada Direktori C:/
  3. Masuk ke Direktori C:/
  4. Masuk ke Folder “XAMPP”
  5. Masuk ke Folder “htdocs”
  6. Masuk ke Folder “donjo-app”
  7. Masuk ke Folder “Views”
  8. Masuk ke Folder “Surat”
  9. Pilih jenis surat yang akan diedit/disunting dari file .php yang tersedia. Buka file tersebut dengan menggunakan aplikasi “notepad”, “wordpad”, atau “notepad++”.
  10. Setiap perubahan dan pengubahan script dalam file .php tersebut akan mengubah tampilan surat yang disunting

 

Dokumen Lampiran : Manajemen Cetak Surat (Layanan Cetak Surat)


Komentar atas Manajemen Cetak Surat (Layanan Cetak Surat)

Formulir Penulisan Komentar

Nama
Alamat e-mail
Komentar
 

LAYANAN MOBIL SIAGA DESA


Kontak Langsung Pengemudi dengan cara klik gambar

MARI BERGABUNG DI WA SAHABAT PEJUANG DESA

 

Layanan Mandiri Desa Pulosari


Untuk Mendapatak Biodata Penduduk Silahkan konfermasi dengan Admin melalui SMS Gate Way atau Wa 0852195159909 untuk mendapatkan kode PIN Anda.

Ketik NIK & PIN (KTP Pulosari)

 

 

Komentar Terkini

  • JULFIKAR :gan minta contoh rab dan laporan spj lengkap penge...baca selengkapnya
    ditulis pada 05 September 2019 11:29:00 WIB

  • fika yunifa efrianinrum, M.Pd :Mohon data demografi penduduk berdasarkan pendidik...baca selengkapnya
    ditulis pada 28 Agustus 2019 04:49:51 WIB

  • Firman :mantap, sangat membantu......baca selengkapnya
    ditulis pada 22 Mei 2019 20:06:16 WIB

  • IRHAM :gan minta contoh rab dan laporan spj lengkap penge...baca selengkapnya
    ditulis pada 26 Maret 2019 20:42:23 WIB

  • :...baca selengkapnya
    ditulis pada 10 Februari 2019 17:26:39 WIB

  • Lydia Ratna arief :Saya sdh membaca dan mempelajari dasa wisma ini, ...baca selengkapnya
    ditulis pada 07 Februari 2019 08:01:48 WIB

  • SAURMAN SILALAHI :DESA YANG MAJU,APAKAH DESA INI SUDAH PUNYA BUM DES...baca selengkapnya
    ditulis pada 18 Januari 2019 23:24:18 WIB

  • yayatkoe :mantapz.....baca selengkapnya
    ditulis pada 20 Desember 2018 06:54:49 WIB

  • urwannongme :Terimakasih atas petunjuk bagi buat kami yang tida...baca selengkapnya
    ditulis pada 03 Desember 2018 13:57:38 WIB

  • PONIMAN MAKU :Mohon dibantu cara membuat Buku Kas Umum yang angg...baca selengkapnya
    ditulis pada 08 November 2018 19:10:41 WIB

  • Seputar Pulosari

    FacebookTwitterGoogle PlussYoutube

    Dapatkan Website Versi Android


    Silahkan Click gambar untuk mendapakan aplikasi download ikuti sesuai petujuk.

    POKDARWIS


    Dapatkan informasi dokumen kegiatan Pokdarwis Desa Pulosari dengan cara klik gambar

    REGULASI :