Desa Pulosari

Program Arsip Masuk Desa dicanangkan Presiden Susilo Bambang Yudoyono Pada tanggal 31 Agustus 2009 sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 8 Tahun 2009

Program Arsip Masuk Desa (AMD) bertujuan :

mewujudkan Tata Kelola arsip didesa/kelurahan yang makin efektif dan akuntabel

Pemerintah Desa merupakan ujung tombak pemerintahan yang berada di tingkat paling bawah dan bersentuhan dengan pelayanan kepentingan masyarakat, maka pemberdayaan arsip desa harus semakin ditingkatkan peran dan kapasitasnya.

TUJUAN  PROGRAM  AMD

1. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
2. Meningkatkan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan desa.
3. Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan desa.
5. Menjamin terselamatkannya arsip sebagai memori kolektif desa.

STRATEGI

Mendorong Program AMD menjadi program pembangunan masyarakat desa

Memberikan pemahaman pimpinan tentang pentingnya keasipan aparat desa dalam menghadapi program pembangunan desa;

Memberikan pemahaman kepada pimpinan tentang pentingnya kearsipan desa.

UNDANG-UNDANG NO.6 TAHUN 2016 TTG DESA

1. Desa memberikan keleluasan pada pemerintahan desa utk mengatur sendiri dlm rangka percepatan pembangunan desa.
2. Desa merupakan ujung tombak dalam kehidupan bernegara karena desa langsung berhadapan dengan masyarakat.
3. Adanya alokasi dari pemerintah pusat ke desa dalam kaitannya dengan pemberian pelayanan pd masayarakat, dituntut kehati-hatian
4. Kehidupan modern menuntut alat  bukti dalam setiap trangsaksi langsung berhubungan dengan masyarakat harus disertai dengan bukti secara transparant, akuntabel.

Administrasi Desa

adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan desa pada buku administrasi desa, yang terdiri dari : administrasi umum, administrasi penduduk, administrasi keuangan, administrasi pembangunan, administrasi Badan Permusyawaratan Desa dan administrasi lainnya.

KEWAJIBAN KEPALA DESA
(PASAL  26 Ayat  4 - UU NO. 6/2014)

Huruf  f.   Melaksanakan prinsip tata pemerintahan desa   yang akuntabel, transparan, profesional, efektif   dan efisien, bersih, serta bebas dari kolusi,   korupsi dan nepotisme

Huruf h.   Menyelenggarakan administrasi pemerintahan   desa yang baik

Huruf  i.  Mengelola keuangan dan aset desa

Huruf  p.  Memberikan informasi kepada masyarakat desa.

TUGAS SEKRETARIS DESA

Bertugas membantu Kepala Desa dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan, administrasi, organisasi dan tatalaksana serta memberikan pelayanan administratif kepada seluruh Perangkat Desa dan masyarakat Desa yang bersangkutan.

FUNGSI SEKRETARIS DESA

a.Pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan dan pelaporan;

b.Pelaksanaan urusan administrasi umum;

c.Pelaksanaan administrasi pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan;

d.Pelaksanaan tugas Kepala Desa dalam hal Kepala Desa berhalangan.

UNIT PENGOLAH (UP)/KAUR-KAUR

Unit Pengolah adalah bagian dari unit kerja yang melaksanakan tugas mengelola arsip aktif

Fungsi :

1. Mengelola, menyimpan dan menyajikan arsip aktif   Unit Kerja
2. Melakukan penyusutan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
3. Mengelola  Pusat Berkas.

Record Center ( Pusat Arsip )

žFasilitas penyimpanan arsip inaktifà efisien   dan efektif

žMengurangi arsip di unit kerja

žMenjamin keamanan arsip à fisik dan informasinya.

žTempat/ruang/gedung Pusat arsip à memanfaatkan ruang/gedung yang ada

žFasilitas murah

žSarana /peralatan kearsipan;

žAlmari/rak arsip, boks arsip, map/folder, kertas pembungkus arsip, tali rafia dll

POKOK-POKOK PENGELOLAAN ARSIP DESA/KELURAHAN

a.Tata Naskah Dinas

b.Pengurusan Surat Dinas

c.Penataan Berkas dan Klasifikasi

d.Penyusutan Arsip

e.Pemeliharaan

DASAR HUKUM TENTANG  KEARSIPAN

      1. UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

2. PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan;
4. Peraturan   Daerah  Provinsi   Jawa   Timur   Nomor   11  Tahun  2016     tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah;